Hybrid Office – die Versöhnung von Büro und Home Office

Jede neue Zeit bringt neue Nerv-Vokabeln mit sich, leere Worte, die trotzdem millionenfach wiederholt werden. Ältere erinnern sich beispielsweise, dass nach dem Ende des Kalten Krieges oft vom „Gemeinsamen Europäischen Haus“ die Rede war. In der Corona-Zeit und auch danach ist es die „Neue Normalität“. Die „Neue Normalität“ hat die Arbeitsplätze erfasst. Wenn jetzt vermehrt die Rückkehr ins Büro ansteht, wird Home Office nicht ganz verschwinden. Schon jetzt klagen viele Unternehmen darüber, dass Montag und Freitag die beliebtesten Home Office-Tage sind. Einige haben die Brückentage zum und vom Wochenende schon zu verpflichtenden Präsenz-Tagen erklärt. Nichtsdestotrotz hat sich ein neuer Begriff in unserem New Work Jargon eingebürgert: Hybrid Office. Die Kombination von Home Office und Präsenzarbeit.

Das Beste aus beiden Welten

Manche Unternehmer würden das Home Office am liebsten ganz verbannen, nach dem Motto: Back to 2019. Aber das wird nicht funktionieren. Viele Mitarbeiter haben sich mit flexibleren Arbeitsformen eingerichtet und sehen sie nicht zuletzt als sinnvolle Ergänzung an. Vor allem Pendler haben erkannt, wieviel Zeit und Nerven sich einsparen lassen. Das „Beste aus beiden Welten“ wird von vielen nach einer Testzeit von fast zwei Jahren erkannt und mittlerweile bevorzugt.

Büro-Sharing und die Hygiene-Frage

Wenn Mitarbeiter sich entscheiden können, ob und wann sie in den eigenen vier Wänden oder im Büro arbeiten, hat dies Auswirkungen auf die Unternehmen. Hybrid Office ist eine planerische Großaufgabe, bei der viele Fragen aufkommen, die sich vor der Pandemie in dieser Weise nicht gestellt haben. Brauche ich die Fläche mit den vielen Schreibtischen noch, wenn sie nicht genutzt werden? Ist Büro-Sharing eine Option, wenn ich im Gegenzug Hygiene-Vorschriften verstärke? Kann ich die Ausstattung im Büro attraktiver gestalten und meinen Mitarbeitern auch hochwertigere Stühle im Home Office finanzieren? Folge ich der Empfehlung des Weltwirtschaftsforums und plane mit einer Büro-Belegung von 30 Prozent?

Sehnsucht nach Flurfunk

Im Kern eines Hybrid Office steht ein Umdenken. Das Büro als reine Verrichtungsstätte von Arbeit hat ausgedient, es muss ein Ort des Miteinanders und Zusammenkommens entstehen. Genau darin liegt die Chance, denn bei aller Home Office-Begeisterung haben viele einfach Sehnsucht nach ihren Kollegen, nach echten Begegnungen und nach dem informellen Austausch jenseits des Ringlichts der Videokonferenzen, nach all dem, was im Büro als „Flurfunk“ bezeichnet wird. Viele haben auch Probleme mit den Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, die im Home-Office leicht verschwimmen. Wer zumindest tageweise vor Ort im Büro ist, dem fällt dies naturgemäß leichter. Niemand sollte diese sozialen Aspekte unterschätzen, die in der Isolation der Lockdowns eine besondere Bedeutung erfahren haben.

Das „Hybrid Office“-Leitbild

Hybrid Office ist also ein Appell, die Unternehmenskultur auf den Prüfstand zu stellen. Erforderlich ist die Gleichbehandlung von präsenten und nicht-präsenten Mitarbeitern, bei Videokonferenzen und sonst wo. Wenn Arbeit fließend ineinander übergehen soll, ist das vor allem auch eine technische Herausforderung. Jede Firma muss genau planen, welche Kommunikationskanäle wann, wo und von wem genutzt werden sollen. Sinnvoll ist es, mit möglichst vielen Beteiligten ein „Hybrid Office“-Leitbild zu entwickeln. Hier lässt sich klar und für alle fair darlegen, wann Präsenzarbeit nötig ist und vom wem, und welche digitalen Tools eingesetzt werden. Für jedes Unternehmen sind andere Termine und Schwerpunktzeiten wichtig, und in so einer Agenda können sie transparent definiert werden.

Gemeinsam arbeiten, auch aus der Distanz

Ein anderer Punkt ist die Verschriftlichung des Wissens. Wenn von überall aus gearbeitet wird, muss auch der Zugriff auf Informationen standortübergreifend sein. Eingebürgert haben sich Lösungen wie Google Drive, bei der Mitarbeiter gemeinsam an einer Präsentation oder an Texten arbeiten können. Gerade weil im hybriden Büro nicht alle Teammitglieder jeden Tag in einem Büro sitzen, werden alternative Kommunikationskanäle umso wichtiger. Nicht jeder Kanal und jedes Medium ist für jede Arbeit sinnvoll. Wer dies genau festlegt, vermeidet Reibungsverluste und Informationslücken.

Ringlicht macht sich überall gut

Unternehmer und Mitarbeiter stimmen darin überein, dass die Arbeit effektiv und zielführend sein soll. Erreicht wird dies durch eine Raumausstattung, die die neuen, postpandemischen Bedürfnisse der Mitarbeiter kennt und berücksichtigt. Zum Beispiel bei der Beleuchtung. Viele haben im Lockdown erkannt, dass sie beim Einsatz eines Ringlichts bei Videocalls im wahrsten Sinne des Worte im besseren Licht erscheinen. Diese Option sollte selbstverständlich auch im Büro bestehen.

Verwohnzimmerung der Arbeitsräume

Auch um den Raum als solchen geht es. Manche Chefs schmunzeln über die „Verwohnzimmerung“ der Arbeitsräume, die einige Unternehmen nach dem Vorbild großstädtischer CoWorking-Spaces eingeführt haben. Doch schönes Mobiliar und Pflanzen sorgen halt bei vielen Menschen für Wohlbefinden, und das Ende der Ära der Arbeitszellen und hässlichen Großraumbüros ist durch Corona eher beschleunigt worden.

Kein Homeoffice für immer und für alle

Im besten Fall kombiniert Hybrid-Office alle Vorteile des Vor-Ort-Arbeitens und des Home Office. Dazu bedarf es klarer Regeln. Laut einer Studie von StepStone wollen zwei Drittel der Unternehmen weiterhin Home Office und Hybridlösungen anbieten, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Home Office für immer und für alle wird aber von den meisten Firmen abgelehnt. Die Wünsche der Beschäftigen gehen klar in Richtung eines Hybrid-Konzepts, also der Versöhnung von Büro und Home Office: 86 Prozent der von StepStone Befragten fanden dieses Modell positiv.