Büro-Apps für die Rückkehr ins Team

Viele Büros erwachen langsam aus dem Dornröschen Schlaf. Ob der Chef die Angestellten wachküsst, hängt vom Chef ab, aber eines hat das Management nun an der Hand: Arbeitsplatz-Software, die die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter schützen will – damit sich Mitarbeiter ins Büro trauen. 

Viele Apps helfen bei einer Reihe von Aufgaben, die im Büroalltag anfallen. Vom Buchen eines Besprechungsraums buchen bis hin zur Ermittlung der Büro-Quote, also wie viele Schreibtische für wen zur Verfügung stehen.

Die App Safe Distance, die von Smart Citti und Wrld3D entwickelt wurde, zeigt eine 3D-Karte des Büros und wo sich ‚in real-time‘ Mitarbeiter gerade aufhalten. Stark besuchte Bereiche werden markiert; die können folglich gemieden werden. Die App empfiehlt, Gemeinschaftsflächen erst dann aufzusuchen, wenn sie weniger frequentiert sind.

Das Consulting-Unternehmen PwC testet in ihren Shanghai-Büros gerade eine mobile App, die ihre Angestellten über GPS-Signale trackt. Infiziert sich ein Mitarbeiter mit dem Corona-Virus, kann die Personalabteilung Kontaktpersonen schnell ermitteln und informieren.

Mit Nahfeldkommunikation (engl. Near-field Communication) unterstützen Apps, das Büro möglichst kontaktlos zu gestalten. Das beginnt beim Gebäudezutritt, bei der Aufzugnutzung und geht bis zum Kantinenbesuch, der bargeldlos abläuft. Kommunikationsapps, wie Slack, Teams und Zoom boomen seit Beginn der Pandemie.

Vom Mitarbeiter zur Community

Apps unterstützen nicht nur bei der Organisation des Büroalltags. Sie motivieren die Mitarbeiter, zu einer Community zusammenzuwachsen, die Produktivität zu optimieren, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und dadurch die Unternehmenskultur zu stärken.

Remote Working ist der Inbegriff der neuen Arbeitsnormalität. Mitarbeiter sitzen mehr denn je geografisch zerstreut und sind isolierter als je zuvor. Hört man nicht gerne, ist aber Realität. Bei einem Gespräch mit einer ehemaligen Agenturkollegin, einer erfahrenen Psychologin, die ihre Antennen die letzten Monate über im Arbeitsmarkt ausgefahren hat, wird ersichtlich, wie viele Mitarbeiter den Zwang, remote zu arbeiten, verabscheuen. Allein lebende Frauen im mittleren Alter gehören zu jener Gruppe, die am meisten mit der Zwangsisolation zu kämpfen haben. Depressionen in dieser Zielgruppe steigen.

Eine gute App vereint verschiedenste Tools, die die Verwaltungsabläufe im Büro unterstützen. Die verschiedenen Abteilungen und Aufgaben, von der Raumbuchung bis zur Reservierung von Büroausstattung und Büromaterial, müssen darin perfekt integriert sein.

Ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens, muss jeder Betrieb künftig dafür sorgen, dass seine Apps die Beschäftigten eng miteinander verknüpfen.  Siemens hat mit ‚Comfy‘ eine App für das Workplace Management eingeführt. Die App soll den Mitarbeitern helfen, die Regeln zur Corona-Prävention einzuhalten und die Büroanwesenheit zu planen, wenn sie nach und nach aus dem Home Office zurück ins Büro kommen. Die App kennt die freien Räume und Schreibtische und kann sie schnell zuweisen.

Wie genau die App bei Siemens helfen kann, wird von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sein. Noch haben viele Mitarbeiter ihre fixen Tische oder sogar eigene Büros. Andere werden  über die App vermitteln, dass sie morgen arbeiten kommen. Der Algorithmus spuckt dann aus, ob das möglich ist und wo sie sich hinsetzen können.

Effiziente Schreibtischplanung soll dafür sorgen, dass jeder Schreibtisch immer besetzt ist. Dafür sind Sensoren in Räumen vorgesehen, die die Belegungssituation in Echtzeit erfassen. Das automatisiert die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen.

Kamera misst Abstände

Mit immer neuen App-Aktualisierung sollen die Mitarbeiter neue Möglichkeit zur Planung ihres Come-Backs ins Büro bekommen; wie zum Beispiel einen Raum oder einen Schreibtisch zu reservieren. Grundsätzlich kann die Technologie auch die Kontaktverfolgung ermöglichen, wenn ein Mitarbeiter erfahren hat, dass er Corona-infiziert ist. Dies ist aus Datenschutzgründen aber nur eine Option.

Smart-Home-Funktionen sind integriert

Die Mitarbeiter können mittels Smartphone das Licht im Büro ein- und ausschalten oder die Klimaanlage bedienen. Manche Systeme, wie etwa Workmetric, übernehmen sogar Office Manager Funktionen. Sie kümmern sich um die Parkplatzverwaltung, das Ausstellen digitaler Besucherausweise, Indoor-Navigation durchs Büroareal oder Dienstleistungen, wie die Organisation eines Caterings für ein Meeting. Dazu wählt die App irgendwann via Spotify die richtige Stimmungsmusik aus.

Mitarbeitenden-Apps sind gekommen, um zu bleiben, heißt es. Das klingt wie eine Drohung. Mit den Mitarbeitern schnell, fortlaufend und sicher in Verbindung bleiben ist eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen, wenn sie ihre Mitarbeiter nicht in Sichtweite haben. 

Sicherheitslücken

Im März wurden Exchange-Schwachstellen bei Microsoft bekannt. Zehntausende E-Mail-Server wurden weltweit angegriffen. Die Hacker nutzten aus, dass Aktualisierungen – wie das bei Smartphone Apps regelmäßig abgefragt wird - manuell installiert werden müssen.

Nach Einschätzung von Microsoft waren Sicherheitslücken von chinesischen Hackern ausgenutzt worden. Später kamen diverse andere Angreifer dazu, denen gelang, Daten aus dem E-Mail-System abzugreifen. Ein Albtraum für Unternehmen, die sensible Kundendaten managen.

Ein Großteil der Smartphone-Viren wurden für Android entwickelt. Da das Betriebssystem sehr offen gebaut ist, kommen leider auch Hacker schnell hinein. Die Empfehlung lautet: Öffnen Sie auf keinen Fall Links aus Mails oder SMS-Nachrichten, deren Absender Sie nicht kennen. Auch wenn Sie den Absender kennen, investieren Sie einige Minuten, um beim Absender nachzufragen. Spam-Mails greifen oft auf Kontaktadressen zu, die Betrüger geben sich als Partner aus.  

Bewährungsprobe der Büro Apps

Die digitale Aufrüstung wird von großem Optimismus begleitet. Die betriebswirtschaftlichen Folgen der Pandemie sind jetzt schon eine Belastung fürs Budgets vieler Unternehmen. Sollten Massenentlassungen drohen, nützen trendige Apps oder virtuelle Townhall-Meetings mit der Vorstandsriege vielen Menschen

Emoji mit Maske

Sollte es nötig werden, Masken im Büro zu tragen, kann der Chef mit angepassten Emojis kurz und schmerzlos kommunizieren. Das Emoji mit der Chirurgie-Maske wurde für Apple iPhones bereits 2008 eingeführt und sollte damals das Symbol für Krankheit darstellen. Außerhalb des asiatischen Raums, wo das Tragen von Masken in der Erkältungs- und Grippesaison eine lange Tradition hat, fand das Emoji aber kaum Beachtung. Seit der Pandemie taucht es nun überall auf, sei es in WhatsApp-Nachrichten, in Tweets und Facebook-Postings – und auch in der Bürokommunikation.

Apple entwickelte zuletzt ein Emoji, das unter der Maske lächelt. Wie beim Menschen, sieht man die Stimmung vor allem an den Augen.

Das neue Emoji soll zum Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes motivieren.