BLOG: 18.11.2021

Neu im Büro? So geht Onboarding 2021

Das Büro der Zukunft

Damit ein Wunschbewerber nicht nur kommt, sondern auch bleiben will, braucht es funktionierende Onboarding-Prozesse. Wie sieht diese Willkommenskultur aus und wie die optimale Onboarding-Experience?

Die Society for Human Resource Management (SHRM) fand heraus, dass 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag so unzufrieden sind, dass sie sofort wieder gehen möchten. In einer Haufe Studie vom letzten Jahr, die 553 HR-Verantwortliche interviewte, zeigt sich ein ähnliches Bild. Dort berichteten drei von zehn Unternehmen, dass neu eingestellte Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder abgesprungen sind und den gerade erst abgeschlossenen Vertrag wieder gekündigt haben. Die einfache Lösung: ein professionelles Onboarding. 

Inzwischen ist 80% der befragten Unternehmen bewußt, dass sich die Fluktuation im ersten Jahr durch Onboarding-Maßnahmen massiv verringern lässt. Denn wenn das Onboarding nicht passt, zögern vor allem selbstbewusste Leute nicht lange und suchen das Weite. Wer das als Unternehmen verbockt hat, erleidet einen Verlust an Zeit, Knowhow, Talent und Geld. Damit es nicht soweit kommt, rät es sich, den Onboarding Prozess unter die Lupe zu nehmen. 

Die Reise in die berufliche Heimat

Falls Sie noch keine haben, erarbeiten Sie eine 'Onboarding Journey'. Die besagt, was zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses passiert. Ziel ist es, den gemeinsamen Start, die Einführung in den Job und das Kennenlernen des Team so attraktiv wie möglich zu machen. Damit ist die halbe Miete gewonnen; dann wird der/die Neue nicht nur die Stelle antreten, sondern auch gerne im Unternehmen bleiben.

Ob virtuell oder real ist nur eine Frage der Planung

Was sollten die neuen Kollegen also wissen, um reibungslos in den ersten Arbeitstag starten zu können? In unserer virtuell dominierten Welt ist das erstmal die technische Ausstattung, gefolgt von Zugängen zu allen wichtigen Kommunikationstools. Wer fühlt sich schon herzlich empfangen, wenn er drei Tage auf die Login-Daten warten muss?!

Meine Studienkollegin Elena hat vor einigen Monaten bei einem Kleinunternehmen mit dreißig Mitarbeitern angefangen. Auf die Frage nach ihrem Onboarding-Erlebnis berichtete sie: „Die Vorstellung des Onboarding-Prozesses klang richtig gut. Gleich am ersten Tag hat mir der Geschäftsführer eine kurze Einführung über die Firmengeschichte gegeben und dann die technischen Informationen, wie Passwörter und Hardware übermittelt. Ich habe einen Zettel bekommen, auf dem stand, welche Stationen und welche Bereiche ich mit welchen Mitarbeitern durcharbeiten werde. So hätte ich die Teamleiter kennengelernt und auch deren Bereiche. Abzuhaken wie eine Checkliste.

Leider hat nichts stattgefunden, wie angekündigt, weil die meisten Leute nicht im Büro, sondern im Home Office und dort mit anderem beschäftigt waren. Ich habe die Kontakte auf meinem Zettel dann auf anderem Wege kennengelernt, wie z.B. in einem großen Meeting im Büro. Als ich dann anfragte, wann mein Onboarding losgeht, waren alle nacheinander krank. Ich bin seit vier Monaten im Unternehmen; durch das fehlende Onboarding fehlt mir in vielen Bereichen das Wissen."

Das individuelle Willkommen

Große Konzerne haben standardisierte Prozesse. Es sind eher Kleinunternehmen und Mittelständler, die dafür häufig keine festen Abläufe haben. Dadurch sind sie aber auch flexibler und können individuell agieren. Hier eine kleine Story, wie neue Mitarbeiter im Unternehmen schon vor ihrem Start willkommen geheißen werden können: 

Thorsten nimmt einen Job an, für den er umziehen muss. Dabei wurde ihm von seinem neuen Arbeitgeber Unterstützung bei der Wohnungssuche angeboten. Auch der komplette Transport seiner Besitztümer wurde bezahlt. Die Folge: Thorsten kann sich in den Wochen vor seinem Jobbeginn auf sein neues Umfeld freuen und erspart sich den Umzugsstress. In den Wochen vor seinem Arbeitsbeginn im neuen Unternehmen erhält er zahlreiche persönliche Willkommensnachrichten von zukünftigen Arbeitskollegen. Diese bieten ihm Unterstützung beim Eintreffen in der neuen Heimat an. Eine Kollegin schickt ihm einen Google Maps Screenshot, auf dem sie ihre Lieblingsrestaurants, Bars und Kaffeehäuser markiert hat. Ganz oben rechts steht eine virtuelle Nachricht: „Das erste Bier geht auf mich!“

Digitale Tools 

Von den finanziellen Mitteln, die fürs Onboarding ausgegeben werden, fließt fast ein Viertel in digitale Tools, Apps und Software. Zum Vergleich: Im Jahr zuvor gaben die Unternehmen erst zwölf Prozent dafür aus. In Zeiten des Fachkräftemangels und der Corona-Pandemie haben die Unternehmen erkannt, dass digitales Onboarding eigentlich „alternativlos“ ist, um neue Mitarbeiter mit wenig Ressourcenaufwand ins Unternehmen einzugliedern. Diese Tools sollen vor allem einer digital affinen jungen Zielgruppe ein schnelles Onboarding und Engagement bieten; der Zusatzeffekt: die neuen Mitarbeiter sollen sich leicht akklimatisieren. 

Bestehende Online-Onboarding Lösungen sind oft interaktiv und spielerisch aufgebaut, intuitiv zu nutzen und inkludieren soziale Motivationselemente - wie ovosplay

Onboarding App ovos play - Quelle: https://demo.app.ovosplay.com/#/
Digitaler Wegweiser für Neuankömmlinge - Quelle: https://demo.app.ovosplay.com/#/
Wo befindet sich die IT-Abteilung - rasch beantwortet. Quelle: https://demo.app.ovosplay.com/#/

Onboarding-Buddies

Immer mehr Unternehmen stellen neuen Kollegen einen Mentor zur Seite und haben Vernetzungsmaßnahmen installiert. Dieser 'Buddy' begleitet die ersten Wochen und ist Ansprechpartner für kleine und große Fragen, die sich zu Beginn ergeben. Das funktioniert auch, wenn wir im virtuellen Büro unterwegs sind: Wenn wir nicht mal eben über den Schreibtisch rüberfragen können, muss diese Situation digital nachgebaut werden. Buddies helfen ihren neuen Kollegen, unausgesprochene soziale und kulturelle Hinweise zu erkennen. Vor allem aber beschleunigen Buddies nachweislich die Geschwindigkeit, mit der neue Mitarbeiter produktiv werden. 

Motivationsgoodies schon am ersten Tag

Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen haben Willkommenspakete für Neuankömmlinge geschnürt. Die spüren vom ersten Tag an die Fürsorge und Herzlichkeit ihres Unternehmens – da findet sich schon mal ein topaktuelles MacBook, das letzte iPhone - Modell und Hoodies mit Firmen-Branding, Notizblöcke und andere Büromaterialien im Willkommenspaket (das einem wie Weihnachten vorkommt). Oder ungewöhnliche Accessoires, wie Golfbälle, die zur Firmenmitgliedschaft und unternehmenseigenen Tournaments einladen.

Prozess regelmäßig hinterfragen

In Zeiten von Online-Reviews und Sternchen-Benotung gilt es auch im Büro, den Onboarding-Prozess weiterzuentwickeln – idealerweise zusammen mit den irgendwann nicht mehr ganz so neuen Kolleginnen und Kollegen. So könnten Fragen formuliert werden: „Wie hat sich das Onboarding für Dich angefühlt? Hast Du alles bekommen, was Du brauchtest? Was können wir für die nächsten Kollegen besser machen?“ Diese letzte Frage ist entscheidend. Diese sollte in der virtuellen Zusammenarbeit sowieso oft gestellt werden.

Fazit

Wo immer umsetzbar, sollte aus dem virtuell geplanten ein hybrides Onboarding gemacht werden. Virtuelle Arbeit funktioniert am besten, wenn wir einander persönlich kennen. Das geht natürlich über das Onboarding hinaus – obwohl ich seit Beginn der Corona-Zeit ein Dutzend Menschen kennengelernt habe, mit denen ich eng und völlig entspannt zusammenarbeite, ohne sie jemals persönlich getroffen zu haben; obgleich die Distanz sicher auch Vorteile hat: vielleicht ist der Bildschirm die passende Distanz, um Beziehungen nicht eskalieren zu lassen. Ein Schelm könnte sinnieren, dass eine emotional ausgehungerte Zielgruppe an Bürosingles oder andere vor Leidenschaft lechzende Zeitgenossen die Zahl der Seitensprünge nach dem offiziellen Pandemie-Aus explodieren lassen könnten. Vielleicht sollte das Teambuilding in Pandemiezeiten also mit Babyschritten, d.h. gelegentlichen Treffen angegangen werden. Mit den Kollegen tagein, tagaus im selben Büro zu sitzen, ist nicht nötig.