Sind Sie reif für das Frühjahrsputz-Bootcamp?

Wahnsinn dein neuer Job, herzlichen Glückwunsch. Vielen Dank für den tollen Austausch. Hammer, was ihr da wieder für einen Event auf die Beine gestellt habt.

Wie toll! Klingt spannend! Die Richtung stimmt, super Team. Wie man sich bei LinkedIn bei anderen einschmeichelt, wissen Sie. Aber hier kommt der ultimative Tipps, mit dem Sie im Frühling das Herz jedes Vorgesetzten zum Schmelzen bringen: Machen Sie Frühjahrsputz im Büro und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz mal richtig auf.

Strategisches Putzen

Und wenn der oder die Vorgesetzte das mitkriegt, sagen Sie Sätze wie: „Wissen Sie, Ordnung war für mich schon immer das oberste Prinzip“. Oder: „Wussten Sie, dass Ordnung schon immer meine Leidenschaft war?“ Dann sollte der Beförderung und der Gehaltserhöhung wirklich nichts mehr im Wege stehen. Aber vor den Erfolg hat das Unternehmen den Fleiß gesetzt. Bevor Sie sich jetzt voller Motivation in den Frühjahrsputz stürzen, atmen Sie einmal kurz durch. Denn ohne Plan geht beim Frühjahrsputz im Büro nichts. Machen Sie sich also eine Liste und gegen Sie die Sache strategisch an. Die sinnvolle Abfolge lautet: Reihenfolge planen, Tools besorgen, Entrümpeln, Feinarbeit und zum Schluss: digitales Entrümpeln.

Stifte so trocken wie die Wüste Gobi

Beginnen Sie mit dem Schreibtisch. Werden die ganzen Dokumente, Rechnungen und Notizen wirklich in Papierform gebraucht, oder lässt sich womöglich was davon digitalisieren? Viele Dokumente gibt es doppelt. Einmal als Ausdruck und als Papier. Das muss in unserer modernen Zeit doch wirklich nicht sein. Behalten Sie die digitale Version und werfen Sie das Papier in den Papierkorb. Der heißt ja nicht umsonst so. Weiter gehts mit Ablagefächern, Ordnern, Stiftehaltern und Co. So mancher Kugelschreiber hat seine besten Tage hinter sich, und die Farbmarker sind gelegentlich so trocken wie die Wüste Gobi. Also weg damit. Bei persönlichen, emotional aufgeladenen Gegenständen auf dem Schreibtisch sollten Sie abrüsten. Muss die Diddelmaus da wirklich stehen? Oder der Weihnachtsmann? Es ist ja Frühling, also tauschen Sie ihn gegen einen Osterhasen - oder, für Kenner - gegen einen Pfingstspatz aus.

Nein zum Chaos überladener Schreibtische

Wenn Sie die ersten Schritt Richtung Ordnung getan haben, sind Sie reif für die Profi-Methode. Das Codewort dazu lautet 5S, und selbstverständlich das aus Japan. „5s“ steht für die japanischen Begriffe Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Die meisten werden wissen was das bedeutet, aber für die wenigen Unwissenden hier kurz erklärt. Es heißt: Sortiere aus, stelle ordentlich hin, säubere, bewahre Sauberkeit und übe Selbstdisziplin. Es gibt auch eine deutsche Variante, die „5A“ genannt wird: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnung zur Regel machen und alle Schritte wiederholen. Das Aussortieren erstreckt sich nicht nur auf den Schreibtisch, sondern auch auf die Regale und Schubladen. Papierberge, Briefe, Werbegeschenke, Stifte, Büroklammern,Tassen, leere Wasserflaschen – sagen Sie Nein zum Chaos überladener Schreibtische. Gerade wenn die Unordnung über viele Jahre gewachsen ist, fühlt sich das Aufräumen richtig gut an.

Weg mit dem Heft

Nehmen Sie alles einmal zur Hand und fragen Sie sich, ob Sie den Gegenstand wirklich brauchen. Bewerten Sie alle Ihre Gegenstände neu und hinterfragen, was weg kann. In dem Magazin da war ein interessanter Artikel, aber muss ich das deswegen wirklich aufheben? Könnte ich nicht statt dessen lieber digitale Artikel im Blog bei Graef Office lesen? Also, weg mit dem Heft. Wie die alten Post-its, Zettel oder der Kalender von 2019, den Sie nur aufgehoben haben, um sich an die schöne Zeit zu erinnern, die Sie im Büro und nicht im elendigen Home Office verbracht haben. Damit die Aussortiererei auch nachhaltig ist, sollte man sie spätestens nach sechs Monaten wiederholen.

Unerledigt, Muss und Soll aufbewahrt werden

Wer den Olymp des Frühjahrsputzes erklimmen will, wendet die Erkenntnisse der Aufräum-Ikone Marie Kondo auch im Büro an. Denn hier funktioniert die „KonMari“-Methode ebenso prächtig. Stellen Sie die Arbeit ein, halten Sie inne und fragen sich: Ist mein unaufgeräumter Schreibtisch wirklich ein Zeichen für Kreativität? Sollte ich nicht mal aufräumen, um mir diese Frage zu beantworten? Fühle ich mich wohl in meiner Unordnung im Büro? Oder ist sie vielleicht der Grund, dass ich lieber im Home Office bleibe, weil ich ja da hauptsächlich für mich aufräume, ich verdammter Egoist? Kondo empfiehlt, die Unterlagen in drei Kategorien zu teilen: Unerledigt, Muss aufbewahrt werden und Soll aufbewahrt werden.

Kleinkram ist Ihr persönlicher Feind

Sie werden staunen, was alles so nicht in die „Unerledigt, Muss und Soll aufbewahrt werden“-

Kategorien fällt. Und das sind dann die heißesten Wegwerf-Kandidaten. Machen Sie den Kleinkram zu Ihrem persönlichen Feind. Denn in jeder Schublade lauern Kabel und sonstiger Elektroschrott, den kein Mensch mehr braucht. Ihre Firma hat sich das Thema Nachhaltigkeit auf die Fahnen geschrieben? Na ja, ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist das ja wohl nicht. Machen Sie einfach Nachhaltigkeit zu Ihrem ganz persönlichen Wesenskern. Machen Sie jeden Tag zum Dreck-Weg-Tag und genießen Sie das erhabene Gefühl, etwas aus Plastik weggeworfen zu haben. Machen Sie die Welt zu einem besseren Ort. Und wenn Sie Ihre veganen Snacks gerne am Schreibtisch essen: Krümel und Essensreste lassen sich am besten mit einem Druckreiniger tilgen.

Echte Herausforderung: die Kaffeeküche

Bei allem Eifer sollte man sich nicht soviel Stress machen. Rom wurde auch nicht an einem Tag gebaut, wie es in einem selten zu lesenden Sprichwort heißt. Also setzen Sie sich einen Zeitrahmen. Die Aufräum-Aktion kann auf mehrere Tage verteilt sein. Das Deutsche Institut für Frühjahrsputz schätzt den Aufwand für einen einzelnen Schreibtisch auf rund vier Stunden.

Das gibt Ihnen genug Zeit, um sich einer echten Herausforderung zu stellen: der Kaffeeküche. Wer sich schon mal die Frage gestellt hat, warum Sozialismus nicht funktioniert, sollte in einem Unternehmen die Gemeinschaftsräume besuchen. Allein die Kaffeemaschine! Total verkalkt und im Seitenfach schimmelt der Kaffee. Pfui! Gehen Sie als gutes Beispiel voran und reinigen Sie diesen Ort des Missvergnügens. Natürlich geht das alles nicht ohne die richtige Ausstattung. Wappnen Sie sich mit Putztüchern, Schwämmen, Staubsauger, Eimer, Wischmopp, Allzweckreiniger, WC-Reiniger, Glasreiniger und einer Kiste für Aussortiertes.

Digitales Entrümpeln

Danach sind Sie dann bereit für die ultimative Challenge: das digitale Aufräumen. Setzen Sie sich aufrecht hin und wenden Sie sich Ihrem Desktop zu. Herrscht hier nicht das blanke Chaos? Tun Sie so, als wäre Dateien reale Gegenstände. Checken Sie, ob sie sie wirklich noch brauchen. Das gute daran ist, dass sie die Dateien nach Datum sortieren können. Die Steuererklärung von 2009 mag eine spannende Lektüre sein, aber brauchen tut sie kein Mensch mehr. Die drei Kategorien Unerledigt, Muss aufbewahrt werden und Soll aufbewahrt werden funktionieren auch bei digitalen Dateien. Verschieben Sie alles, was dort nicht reinpasst in einen passenden Ordner oder löschen sie. Das klappt bei Ihrem E-Mail-Postfach genauso gut wie bei Apps auf Ihrem Smartphone.