Mit Software effizient umgehen

Wie sorgen Unternehmen dafür, dass Mitarbeiter mit Software effizient umgehen?

In vielen Büro spricht sich eine solche Information so schnell herum wie in Australien ein Buschfeuer: "Wir kriegen eine Schulung!" Das bedeutet meistens, dass zu den bereits vorhandenen hunderten verschiedenen und oftmals nicht zueinander kompatiblen Software-Lösungen eine weitere hinzukommt. „Lösung“ ist dabei übrigens eine totale Marketing-Metapher. Die richtige Formulierung wäre: Software-Problem. "Hey Leute, wir kriegen ein neues Software-Problem!"

Software-Einführung: spannend wie ein Krimi

Die Spannung, wenn Unternehmen Mitarbeiter dazu ermutigen, effizient mit Software umzugehen, indem sie Schulungen und Schulungsmaterialien bereitstellen, ist allenfalls mit einem Hitchcock-Krimi vergleichbar. Sehr beliebt sind auch regelmäßige Feedback-Sessions mit den Mitarbeitern. Die sollen sicherzustellen, dass sie die Software effektiv nutzen und Probleme oder Herausforderungen rechtzeitig bei den entsprechenden IT-Stellen gemeldet werden können. 

Vergraulen Sie nicht die jungen Talente!

Einige Unternehmen setzen auch IT-Supportspezialisten ein, die Mitarbeiter bei der Verwendung von Software und der Lösung von Problemen helfen können. Das ist toll. Die Software sollte regelmäßig aktualisiert werden, denn anderenfalls könnte etwa ein junges Talent einen Nervenzusammenbruch kriegen und den für drei Monate geplanten Jobeinsatz bei Ihnen um die Hälfte kürzen. Welche Schritte sollte also ein Unternehmen tun, wenn eine neue Software einführt werden soll?

Die Antwort darauf ist ein bißchen dröge, also fragen wir doch am besten gleich ChatGPT:

"Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die von der neuen Software unterstützt werden sollen, und stellen Sie sicher, dass die Software die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Planung: Erstellen Sie einen Plan für die Einführung der Software, der die Schulung der Mitarbeiter, die Testphase und die Umsetzung in die Produktionsumgebung umfasst.

Schulung: Bereiten Sie Schulungsmaterialien und Schulungen für die Mitarbeiter vor, damit sie die Software effektiv nutzen können.

Testphase: Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Implementierung: Integrieren Sie die Software in die Produktionsumgebung und stellen Sie sicher, dass alle Prozesse und Abläufe ordnungsgemäß funktionieren.

Wartung: Überwachen Sie die Software regelmäßig und führen Sie gegebenenfalls Wartungsarbeiten durch, um sicherzustellen, dass die Software weiterhin ordnungsgemäß funktioniert.

Feedback: Führen Sie regelmäßig Feedback-Sessions mit den Mitarbeitern durch, um sicherzustellen, dass die Software ihre Bedürfnisse erfüllt und um Probleme oder Herausforderungen zu melden."

Noch wach?

Dann kommen jetzt noch ein paar richtig gute Tipps. Seien Sie sich als Chef oder Abteilungsleiter stets bewusst, dass eine neue Software gelegentlich das Gegenteil von dem erreicht, was mit ihrer Einführung ursprünglich beabsichtigt war: sie macht die Dinge nicht einfacher, sondern komplizierter. Verzichten Sie also gegenüber dem Team darauf, die Software-Lösung anzupreisen. Wählen Sie statt dessen Formulierungen wie „Ich weiß, dass ist am Anfang etwas ungewohnt, aber mit der Zeit erkennen Sie dann das Potenzial!" oder so ähnlich. 

Bedenken Sie zudem den „Tool Overload“, der heute in vielen Büros beklagt wird. Der sogenannte "Tool Overload" beschreibt die Herausforderung, die entsteht, wenn Mitarbeiter mit zu vielen Tools und Anwendungen konfrontiert werden und Schwierigkeiten haben, diese effektiv zu verwalten. Es gibt einige Schritte, die Unternehmen ergreifen können, um dieser Herausforderung entgegenzuwirken.

Der Turbo: Kollaborationssoftware

Der Turbo des Tool Overload ist übrigens die Kollaborationssoftware. Warum haben wir Slack, wenn wir nicht auch noch Trello haben können? Und dann noch Notion, weil's auch so gut strukturiert aussieht. Gut beobachten lässt sich der Wahnsinn bei Videokonferenzen. „Team geht bei mir gerade nicht, können wir Meet oder Zoom nehmen?“ Nein, lieber Whereby, oder: Slack. Da ist ja auch eine Konferenzfunktion implementiert. Eine Berliner Agentur wollte kürzlich die Mitarbeiter zur Ideenfindung anregen. 

Ein tolles Mind-Mapping-Tool

Angeschafft wurde ein Mind-Mapping-Tool, das aber viel zu kompliziert zu bedienen war. Genommen wurde am Ende eine einzige Mitarbeiter-Idee: die Abschaffung des neuen Mind-Mapping-Tools. Aber zerbrechen wir uns nicht den Kopf über den Tool-Overload. Belasten wir unsere Kostenstruktur nicht mit Beratern und Teambuilding-Maßnahmen, fragen wir einfach ChatGPT, solange es noch nichts kostet.: "Was hilft denn wirklich gegen den Tool-Overload, ChatGPT?"

Priorisieren Sie: Bestimmen Sie, welche Tools und Anwendungen für die Arbeit unerlässlich sind und welche nicht unbedingt benötigt werden. Fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Tools und versuchen Sie, die Anzahl der verwendeten Tools so gering wie möglich zu halten.

Schulung: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die Funktionsweise der Tools und Anwendungen und Tipps zur Verwendung der Funktionen informiert sind.

Integrierung: Versuchen Sie, Tools und Anwendungen zu integrieren, um die Anzahl der verwendeten Tools zu reduzieren und die Effizienz zu erhöhen.

Automatisierung: Automatisieren Sie Aufgaben, wo immer es möglich ist, um die Last der manuellen Arbeit zu reduzieren.

Feedback: Führen Sie regelmäßig Feedback-Sessions mit den Mitarbeitern durch, um sicherzustellen, dass die Tools und Anwendungen ihre Bedürfnisse erfüllen und um Probleme oder Herausforderungen zu melden.

Kontinuierliche Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, welche Tools und Anwendungen noch benötigt werden und welche nicht mehr benötigt werden und entfernen Sie diejenigen, die nicht mehr benötigt werden.

Schnarch... wir schlafen fast ein. Sind Sie noch wach?

Gut, dann denken Sie über den ersten Schritt bei der Beschaffung nach. Fragen Sie nicht einfach, welche Software die „Referenz“ für eine bestimmte Problemlösung ist. Man will das beste, eh klar. Ob die neue Software sich aber in die bestehende IT-Landschaft ihres Unternehmens einfügt, wird seltener im Vorfeld geklärt. Und wenn das Neue erst mal da ist, muss es beherrscht werden, mit allen Kollateralschäden inklusive. 

Zurück aus dem Home Office

Das Gute daran ist, dass viele Mitarbeiter aus dem Home Office mittlerweile in die Büros zurückgekehrt sind. Während der Pandemie wurden sie mit besonders vielen neuen digitalen Tools verwöhnt und brennen darauf, dieses Wissen an ihre Kollegen weiterzugeben. Regen Sie diese Mitarbeiter an, Workshops zu geben, etwa zu Themen wie „Standortübergreifende Nutzung von Software-Tools.“