Home-Office Halbzeit-Tipps

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Obwohl niemand weiß, wie lange die COVID-19-Krise andauern wird, scheint es unvermeidlich, dass viele von uns noch mindestens einige Wochen, wenn nicht mehrere Monate, aus der Ferne arbeiten werden. Wenn Sie merken, dass die Produktivität innerhalb Ihres Teams leidet, ist noch Zeit, einen agileren Arbeitsansatz zu wählen. Der kann Remote-Teams effektiv arbeiten lassen und sie für die Zukunft resilient machen.

Im März wurde als Stichtag Dienstag nach Ostern genannt, an dem Deutschland die Rückkehr in die Normalität antreten sollte. Nun gelten ein Großteil der Maßnahmen bis Anfang Mai. Dass Bund und Länder dadurch die Ausbreitung der Coronavirus-Pandemie bremsen und so eine Überlastung des Gesundheitssystems verhindern wollen, weiß inzwischen jeder.

Home sweet Home

Arbeiten im Home-Office wird uns also noch länger begleiten. Viele Unternehmen haben ihre Angestellten vor vier Wochen ins Home-Office geschickt. Zeit, Bilanz zu ziehen. Home-Office heißt aktuell unter oft absurden Bedingungen neue berufliche Anforderungen erfüllen zu müssen. Ein Auszug aus dem Netz:

Unzureichende Arbeitsbedingungen, Stress mit der Familie, Multibelastung – Home Office ist ein temporärer Kompromiss

Beziehung vor Produktivität

Womit sollten sich Führungskräfte dringend beschäftigen? Mit den Beziehungen zu ihren Leuten. Mit der Einsicht, dass Home-Office keine Filiale des Unternehmens auf dem „gemütlichen“ Privatsofa ist. Mit allen Aspekten der Ängste und Befürchtungen und Überforderungen. Auch der Chef kann Nähe vermitteln – unter Einsatz von viel Zeit, gutem Zuhören und ehrlichen Antworten. Es ist in Ordnung zu sagen: „Ich weiß es nicht, mir geht es auch so.“

Weltweite Studien zeigen, dass die Befragten mit dem technischen Set-Up ihrer Heimarbeitsplatz-Ausstattung größtenteils zufrieden sind. Besonders wichtig sei die Arbeitszeitflexibilität und die Schaffung einer ‚Remote‘-Unternehmenskultur, die Heimarbeiter unterstützt. Und die Vorgabe, dass Manager, Teams und alle Mitarbeitenden diese Kultur auch leben.

Von Zeit- und Zen-Meistern

Gute Führungskräfte suchen nach erfinderischen Wegen, um den Teammitgliedern dieses Gefühl für Kultur zu vermitteln. Eine Möglichkeit besteht darin, Teammitglieder in das neue Arbeitsumfeld der Führungskräfte einzuladen. Führungskräfte können Fotos austauschen oder einen virtuellen Rundgang durch ihr Home-Office oder sogar das Haus und die Nachbarschaft geben.

Eine Methode besteht darin, dem Team Rollen zuzuweisen, um den Fokus sicherzustellen und das Engagement zu fördern. Ein „Manövriermeister“ sorgt beispielsweise dafür, dass das Team nicht in unnötigen Diskussionen stecken bleibt. Ein „Zen-Meister“ sorgt dafür, dass das Energieniveau des Teams optimal ist. Der „Zeit-Meister“ sorgt für das richtige Zeitmanagement.

Erst Übung macht den Meister

Teams können sich gegenseitig stützen. Es gilt die Kultur der Wissensteilung so rasch wie möglich einzuführen. Personen, die eine hohe Stresstoleranz haben, Optimismus ausstrahlen und ihre Gelassenheit behalten, reduzieren kollektives Panikverhalten und helfen, sich rasch auf die neue Situation anzupassen.

Im Zustand der Angst treffen wir tendenziell schlechte Entscheidungen, die in der aktuellen Situation folgenschwere Auswirkungen haben können. Eine offene und wertschätzende Feedbackkultur ist daher ein absolutes MUST HAVE.

Von der virtuellen Führung…

Wer dies bis dato noch vermieden hat, ist jetzt mehrfach gefordert: Mitarbeiter, die nicht mehr im Großraumbüro nebeneinandersitzen, müssen nun virtuell geführt werden. Die MitarbeiterInnen sitzen nun aber nicht in Büros in Hamburg oder München und können nicht ohne Ablenkung arbeiten, weil sie ihr Heim ganztags mit Kindern, Partnern und Schwiegermüttern und nervtötendem Kinderspielzeug teilen. Für viele ist das ein neuer Arbeitsplatz, dazu kommen die Sorgen um den Arbeitsplatz und wie man Job, Haushalt, Erziehung und Freizeit unter einen Hut bringen soll.

Die größten Bedenken in Bezug auf Home-Office sind früher von den Chefs gekommen, die befürchteten, ihre Angestellten würden den ganzen Tag daheim nur Talk Shows, Netflix Serien oder Porno schauen. Die Home-Office-Arbeiter seien aber im Schnitt 13 Prozent produktiver als ihre Kollegen in der Firma, besagt eine große US-Studie. Das entspricht fast einem extra Tag pro Woche.

…zur agilen Führung

Gute Führungskräfte konzentrieren sich auf konkrete Ergebnisse und Ziele, damit die Teams eine gemeinsame Vision haben, auf die sie hinarbeiten können. Agilität ist im Kern eine Reihe kultureller Werte, Prinzipien und Verhaltensweisen und keine Reihe spezifischer Praktiken. Teams, die den Prinzipien treu bleiben, können weiterhin effektiv arbeiten, bis ihr Leben und Geschäft zu normaleren Mustern zurückkehren.

Agile Führungskräfte müssen doppelt sicherstellen, dass sich die Teams am allgemeinen Zweck, der Strategie und den Prioritäten des Unternehmens ausrichten. Führungskräfte müssen Absichten kommunizieren und sowohl das Warum als auch das Was erklären, damit sich die Mitglieder auf die Ziele ihres Teams und die Verbindung zu größeren Geschäftszielen konzentrieren können. In normalen Zeiten ist diese Ausrichtung der Vorläufer der Autonomie; In Zeiten der Krise, in denen Teams physisch getrennt sind, wird die Ausrichtung wichtiger denn je.

Zuhause ist es ruhiger

Warum kann man zuhause produktiver sein? Weil es ruhiger ist (bei Singles, getrennten Partnern, kinderlosen Paaren). So argumentierte ein Großteil der Befragten der US-Studie. Ich stimme zu. In meinem Co-Working Space geht es zwar gesittet zu, wenn man aber an einem Konzept arbeiten muss, kann es schon stören, wenn der Gegenübersitzende laut an einem Apfel kaut. Zwei Drittel der Studienteilnehmer gaben an, dass sie im Firmen-Büro normalerweise von neun bis fünf Uhr abends arbeiteten. Manchmal aber standen sie im Stau, hatten einen Arzttermin oder blieben länger in der Mittagspause. Wenn ich zuhause konzentriert arbeite, esse ich oft gar nichts und arbeite, bis der Handywecker klingelt.

Aber nun – was tun, damit das Remote Arbeiten funktioniert?

Viel dokumentieren

Gerade kleinere Unternehmen dokumentieren ihre Geschäftsprozesse kaum, weil sich Chef und MitarbeiterInnen ja jeden Tag im Büro sehen. Aber wenn man plötzlich zu Hause arbeiten muss, sollte alles aufgeschrieben sein, so dass jeder detailliert den Arbeitsschritten folgen kann. Das ist ein ganz fundamentaler Unterschied zum Büroarbeitsplatz und verhindert Fehlkommunikation und Missverständnisse.

Erwartungen genau definieren

Der Mythos, dass Angestellte, die im Home-Office arbeiten, nicht geschätzt werden, trifft zumindest seit dieser Krise nicht mehr zu. Dennoch sollten Sie, wenn Sie ein(e) Angestellte(r) sind, mit Ihrem Chef und dem restlichen Team genau besprechen, was von Ihnen erwartet wird. Wenn Sie der Chef/die Chefin sind: detto. Die Software, die dabei helfen kann, sind die Videochat-Programme von Zoom, Google Hangout und Skype.

Kreativ bleiben

Unternehmen tun gut daran, die kollektive Vorstellungskraft auch in dieser Remote Work Phase zu fördern. Richten Sie ein System zum Austausch von Ideen ein: Erstellen Sie Foren, in denen Menschen auf ungezwungene Weise – ohne Hierarchie, Berichte, Berechtigungen oder finanzielle Rechtfertigungen – kommunizieren können.

Jedes Unternehmen hatte unternehmerische Anfänge. Erfolgreiche Unternehmen, die ein stabiles, profitables Geschäftsrezept entwickelt haben, vergessen jedoch die chaotischen, einfallsreichen Ursprünge der Ideen, auf denen sie gegründet wurden. Jetzt ist nicht die Zeit, nur ein geübtes Rezept auszuführen. Wir stehen vor einer historischen Diskontinuität, die Unternehmergeist und Kreativität erfordert.

Ermutigen Sie Ihr Team zum Experimentieren

Obwohl eine Krise unsere Ressourcen belastet, ist es wichtig, Experimente anzuregen – wenn auch nur mit geringem Budget. Natürliche Systeme sind am widerstandsfähigsten, wenn sie vielfältig sind, und diese Vielfalt entsteht durch das Ausprobieren neuer Wege, neue Dinge zu tun. Unsere Ideen werden nur dann nützlich, wenn sie in der realen Welt getestet werden. Oft führen sie zu unerwarteten Ergebnissen und regen zum weiteren Denken und zu neuen Ideen an.

Zum Beispiel stellte Ole Kirk Christiansen, der Gründer der Marke LEGO, ursprünglich Häuser und Haushaltsprodukte wie Holzleitern und Bügelbretter her, bis ihn die Weltwirtschaftskrise in den 1930er Jahren zum Experimentieren zwang und versuchte, Spielzeug zu bauen.

Dies erwies sich als erfolgreicher Schritt zu einer Zeit, als sich die Verbraucher vom Bau von Häusern zurückhielten. Nach der Untersuchung des internationalen Spielwarenmarktes, der von Produkten aus Holz dominiert wurde, war Christiansen gezwungen, erneut zu experimentieren, indem er Spielzeug aus einem neuen Material einführte – Kunststoff.

Trotz der Knappheit in den unmittelbaren Nachkriegsjahren investierte er einen Jahresgewinn in neue Maschinen und Werkzeuge, indem er zunächst traditionelles Spielzeug herstellte und dann Bausteine herstellte. Bis 1958 entwickelten sich diese zu den heute bekannten „bindenden“ LEGO-Steinen. Bald darauf gab das Unternehmen alle Holz- und anderen Spielzeuge auf, um das LEGO Brick Toy Building System („LEGO System in Play“) zu verdoppeln.

Setzen Sie auf Spielmethoden zur Ideengewinnung

„Kreativität ist die Neuordnung des vorhandenen Wissens in neue, nützliche Kombinationen“, sagt Jorgen Vig Knudstorp, Vorsitzender der LEGO Brand Group. „Genau wie beim Spielen mit LEGO Bricks kann dies zu wertvollen Innovationen führen – wie der Google-Suchmaschine oder dem Airbnb-Geschäftsmodell.“

Manchmal kommt nichts sofort Nützliches zum Tragen, aber das Spielen ermöglicht es uns zumindest, das Vorstellen, Improvisieren und Offenheit für Inspiration zu üben – alles wichtige Fähigkeiten beim Navigieren im Unbekannten.

Agile Teamkollokation

Studien haben bisher – also vor der Pandemie – gezeigt, dass Teams, die am selben Ort zusammenarbeiten, eine bessere Entscheidungsfindung melden. Wird die Krise auch die Art und Weise, wie derzeit Home Office durchgeführt wird, nachhaltig optimieren? Können Teammitglieder, die an entfernten Standorten arbeiten agil sein?

Die Antwort lautet „Ja“. Agilität hat das Remote-Arbeiten erheblich erleichtert. Viele Unternehmen, die agil arbeiten, geben an, dass ihnen die folgenden agilen Prinzipien helfen, aus der Ferne effektiver zu werden:

Priorisierung

Arbeiten in kleinen, funktionsübergreifenden autonomen Teams. Kleine Teams bauen Ausfallsicherheit auf und erleichtern bei Bedarf, die Richtung zu ändern.

Regelmäßiger Rhythmus von Meetings

Regelmäßige Besprechungen stellen sicher, dass alle zielgerichtet sind.

Kurzmeetings als Tagesanker

Regelmäßige kurze virtuelle Treffen tragen dazu bei, dem Arbeitstag Struktur und Normalität zu verleihen. Eine übliche Kadenz virtueller Besprechungen und Anrufe umfasst wöchentliche Team-Kontaktpunkte von 60 bis 90 Minuten, um Projektfortschritte zu besprechen, Pläne für die kommende Woche durchzugehen, offizielle Mitteilungen des Managements zu besprechen und neu auftretende Risiken oder Probleme aufzuzeigen.

Darüber hinaus sollten virtuelle Besprechungen (wenn möglich mit Videokonferenzen) und Instant Messaging nach Bedarf verwendet werden, um mit Kollegen Lob, aber auch Probleme auszutauschen.

Es hilft Führungskräften, ihren MitarbeiterInnen einen transparenten Kalender zu zeigen.  Zum Beispiel sollten sie Platzhalter in den Online-Kalender aufnehmen, damit KollegInnen ihre Verfügbarkeit sehen können, und Führungskräfte sollten sich regelmäßig Zeit für ihre Teams nehmen.

Virtuelle Werkzeuge

  • Verwendung von Konferenztools für Audio und Video:
    Webex, Zoom, Skype, Google Hangout
  • Größere Unternehmen können ihre virtuellen privaten Netzwerke nutzen.
  • Eine ständige Verbindung während der Arbeitszeit kann informellen und formellen Austausch zwischen Teammitgliedern ermöglichen.
  • Virtuelle Whiteboards sind ein weiteres nützliches Tool zur Überwindung der physischen Trennung, ebenso wie Tools für die Zusammenarbeit, wie Trello sowie arbeitsorientierte Messaging-Plattformen, wie Slack.

Bei der Planung der Remote-Arbeit kann es hilfreich sein, die Aktivitäten, die normalerweise an einem Tag stattfinden, aufzuschlüsseln und darüber nachzudenken, wo sie im physischen Büro stattfinden. Diese Räume können mit einer Vielzahl virtueller Tools neu erstellt werden. Wenn Sie Teammitglieder auf eine virtuelle Tour durch ihre virtuellen Quartiere mitnehmen, können sie sich an die Remote-Zusammenarbeit gewöhnen.

Remote After-Work-Drinks

Nicht selten fühlen sich viele schnell einsam, weil der Plausch in der Firmenküche oder am Kaffee-Automaten plötzlich wegfällt. Laden Sie am Freitag-Nachmittag zu einer Happy-Hour im Videochat ein. Die Angestellten können ein Glas Wein mitbringen, und man kann erzählen, wie der Arbeitstag verlaufen ist, wie man mit der Umstellung zurechtkommt. So lässt sich die plötzliche Veränderung unseres Alltags, die beängstigend und ungewiss ist, besser verarbeiten.

Regelmäßige After Work-Drinks stärken den Teamzusammenhalt – Foto: IDEAL Live Marketing GmbH

Self-Care-Liste zur Entschleunigung

Mehr Zeit daheim zu verbringen, kann Vorteile haben. Dazu empfiehlt sich, eine „Self-Care-Liste“ anzulegen, quasi eine Bucket-List für überschüssige Zeit daheim. Viele Menschen leben allein. Diejenigen, die nicht alle 10 Minuten von einem Kleinkind ins Ohr geplärrt bekommen: „Spiel mit mir!“ könnten alles notieren, was ihnen guttut – Gymnastik, Yoga, Meditation, lesen, am Buch schreiben; alles, wofür man nie Zeit hatte.

Die Isolation kann einen Benefit darstellen, denn wir lernen wieder, zurückzutreten, das Leben zu entschleunigen und uns auf wenige wichtige Dinge zu konzentrieren. Dies gibt die Möglichkeit zu erkennen, was man wirklich im Leben braucht und was nicht. Viele jobgestresste Menschen sind im Alltag permanent auf der Flucht vor sich – für die ergibt sich jetzt eine Chance.

Anti-Isolation und Anti-Depression-Aktivitäten

Wenn plötzlich viele Leute nach Hause entsandt werden, dann führt das zu Vereinsamung, und kann im schlimmsten Falle zu Isolation und Depression führen. Mich hält mein kleiner Sohn auf Trapp. Obwohl ich manchmal wegen der Multibelastung von Manager-Mutter-Erzieherin-Spielfreundin-Haushälterin sein ausflippen will, bin ich dankbar, nicht allein in der Wohnung hocken zu müssen. Daher ist es wichtig, dass wir als Gesellschaft regelmäßig miteinander in Kontakt bleiben.

Eine Depression bedeutet: Interessenverlust, Schlafstörungen und Antriebslosigkeit. Diese Symptome sind schon schlimm genug, wenn nicht gerade eine Pandemie ins Haus steht. Was vielen von uns blüht, das zeigen die Feeds in unseren Facebook-Timelines: alle werden fitter (wegen des Online-Angebots an Fitness, Pilates, usw), aber fetter (weil wir mehr reinschieben als raustrainieren). Ich sage Ihnen was: Essen Sie trotzdem, was Ihnen Freude bereitet. Abnehmen geht auch nach der Krise.

Wenn die beste Self-Care-Liste nicht hilft, ist es vielleicht erleichternd, sich jemandem anzuvertrauen. Mittlerweile weiß man, dass psychologische Online-Beratung signifikante Effekte erzielt und dabei helfen kann, mit negativen Emotionen umgehen zu lernen.

Keine vertraulichen Daten über Zoom teilen

Apropos Zoom: Der gebürtige Chinese Eric Yuan, Gründer von Zoom durfte in den letzten vier Monaten beobachten, dass sich die Zahl der Zoom Nutzer auf 200 Millionen verzwanzigfacht hat.

Doch die Corona-Krise hat Yuan viel Kritik eingebracht:  Seine Software wird wegen fehlenden Datenschutzes kritisiert, in Kalifornien wurde kürzlich eine Sammelklage eines Aktionärs eingereicht. Der Vorwurf: Zoom verschlüsselt die Daten nicht Ende zu Ende, wie angegeben. Datenschutzexperten warnen, dass gerade Tür und Tor für Firmen- und Industriespionage offen stünden. Trotz kürzlicher Behebung von Sicherheitsmängeln bleibt die Gefahr, dass die Server von Zoom einen Hackerangriff erleiden könnten; letzte Woche wurde bekannt, dass Zoom-Userdaten im Darknet kursierten. Sie sollten Zoom nicht für vertrauliche Kommunikation nutzen. Raumfahrtunternehmen wie SpaceX und Nasa haben ihren Mitarbeitern die Verwendung bereits verboten, ebenso das deutsche Auswärtige Amt.

Die Welt danach wird eine andere sein

Das sagte Bundespräsident Steinmeier auf die Frage, was die Coronakrise verändern wird. Was sich vielerorts ändern ‚muss‘, ist die Wertschätzung, die Vorgesetzte ihren Mitarbeiterinnen zollen sollten. Sagen Sie Ihren MitarbeiterInnen immer wieder mal, wie sehr Sie sie wertschätzen.

Es geht auch darum, Dankbarkeit und Sicherheit zu vermitteln, verbunden mit der Hoffnung, dass sich die Dinge bald normal anfühlen. „Die neue Normalität“ nennt es der österreichische Bundeskanzler Sebastian Kurz. Die Maßnahmen der österreichischen Bundesregierung waren drastisch, bewiesen mit Hilfe der Bevölkerung aber, dass die Zahl der Genesungen höher ist als die Zahl der Neuerkrankungen.

Jeden Tag bedanken sich Bundeskanzler, Vizekanzler, Gesundheitsminister und Innenminister bei ihrer Pressekonferenz bei allen BürgerInnen für die Mithilfe. Jenen Berufsgruppen, die sich um den Schutz und die Versorgung der Bevölkerung kümmern, wird immer wieder explizit öffentlich gedankt. Diese Wertschätzung resultiert nicht nur darin, dass sich die Bevölkerung zu hohem Prozentsatz an die Regelungen hält, sie verschafft der Regierung auch Beliebtheitswerte wie nie zuvor.

Wir sind in diesen letzten Wochen alle dankbarer, bescheidener und anspruchsloser geworden. Eine liebe Freundin namens Katja hat aus dieser Dankbarkeit eine tägliche Facebook-Serie gemacht. Sie hat damit ein Exempel statuiert.

Ein deutsches Sprichwort sagt: Dankbar sein bricht niemand ein Bein. In diesem Sinne.

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