Digitale Technologien im Office

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Heute definieren viele digitale Technologien unsere Arbeitsumgebung. Sie prägen nicht nur die Kundenkommunikation, sondern auch die interne Zusammenarbeit. Kein Unternehmen, das fit sein will für die Anforderungen von morgen, kommt am digitalen Arbeitsplatz vorbei. Mehr Büro für weniger Kosten, lautet das Motto. Viele befinden sich gerade in der Orientierungs- und Planungsphase. Einige sind bereits mitten in der digitalen Transformation und entwickeln Konzepte für eine neue Arbeitsumgebung.

Wer sein Unternehmen zum Smart Office umgestaltet, kann das Arbeitsumfeld in vielen Bereichen vereinfachen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von leistbaren Workplace-Management-Lösungen, die Geräte steuern und Prozesse automatisieren.

Die synthetische Epoche

Alles, was Nutzer heute im Netz sehen oder hören, kann künstlich hergestellt worden sein. Es gibt computergenerierte Popstars wie die japanische Hatsune Miku oder virtuelle Assistenten wie Google Duplex, die Termine organisieren und Anrufe entgegennehmen. Das kann, wenn ein digitaler Assistent gebraucht wird, hilfreich sein – theoretisch. Mich erinnert der Status Quo des Google Assistenten an Google Translate vor 10 Jahren, als jeder Satz, der vom Englischen ins Deutsche übersetzt wurde, so klang, als würde sich Otto Waalkes einen Scherz erlauben.

Natürlich birgt diese neue Zeit auch Risiken. Digitale Technologien ermöglichen Schurken ganz neue Möglichkeiten. Wenn die Stimme des Chefs durchs Telefon ertönt, kann es sein, dass diese synthetisch – auf Basis von realen Audiodateien des Chefs – hergestellt wurde. Ob das im Büro – Alltag eine Gefahr darstellt, lässt sich noch schwer abschätzen, aber die Gefahr ist real.

Das „Wall Street Journal“ berichtete 2019 über einen Fall, in dem der Mitarbeiter einer britischen Energiefirma 220.000 Euro an einen Betrüger überwiesen hatte, nachdem er von der gefälschten Stimme seines Chefs am Telefon dazu aufgefordert worden war. Experten prognostizieren eine düstere Zukunft; Sie erwarten, dass die digitalen Doubles von Top-Führungskräften und Politikern bald auf Marktplätzen, wie im Darknet angepriesen werden.

Das wachsende Interesse an Chatbots

Durch die Fähigkeit, Daten besser zu verstehen, gelingt es Chatbots, Expertenwissen in bestimmten Themenfeldern aufbauen. Sie können beim Lösen eines konkreten Problems helfen, indem sie präzise Antworten zu komplexen Fragen geben oder sogar komplexe automatisierte Prozesse durchführen. Auf das Thema Chatbots spezialisierte Dienstleister verfügen aufgrund digitaler Handelsplätze heute schon über eine gute Präsenz am Markt und werden auf  Vermittlungsportalen, wie Fiverr, direkt mit potenziellen Kunden zusammengeführt.

VR und Videokonferenzen

Ich habe mir letzte Woche eine VR Brille gekauft. Einerseits um sie – in meiner Funktion als Generationen-Managerin – von älteren Menschen testen zu lassen, anderseits um mit meinem Kumpel, den ich im Lockdown nicht treffen kann, digitales Tischtennis zu spielen. Und mir vorzustellen, wie es wäre, in einem Meeting mit meinen Geschäftspartnern aus Melbourne, London und Los Angeles am Konferenztisch zu sitzen, ohne eine mühsame und teure Reise antreten zu müssen. Doch ich merke schnell, dass VR nach einer Stunde vor allem Kopfweh macht. Menschen werden irgendwann wieder reisen und an Konferenztischen sitzen. Wir sind soziale Wesen und brauchen Körperkontakt. Drei Generationen in die Zukunft gedacht, wird das vielleicht anders sein.

Bald fliegen uns Drohnen um die Ohren

Dennoch wird es langfristige Veränderungen durch Covid-19 geben. Im Transportwesen zum Beispiel. Nun ist der Luftraum vielerorts frei, weil weniger Flugzeuge unterwegs sind. Lieferdrohnen haben Tests im gesamten deutschsprachigen Raum und in den USA erfolgreich absolviert. Es gibt Herausforderungen, die mit dem Gewicht und der Batteriekapazität zu tun haben. Jetzt ist aber die beste Zeit für Tests dieser Technik (weil z.B. Menschen, die sich in Quarantäne befinden, lebensnotwendige Medikamente brauchen). Dann steht dem Einsatz von Drohnen, die auch bei weniger dramatischen Einsätzen raschen Zugriff auf reale Waren, wie kleinere Prototypen ermöglichen, nichts mehr im Wege.

Smart (im) Office

Ja, es gibt mittlerweile viele Smart Office Solutions und die Produktpalette entwickelt sich rasant. Aber wie smart sind unsere Arbeitsweisen und Büros schon? Ab wann ist ein Office eigentlich smart? Kann jedes Bürogebäude von heute auf morgen smart werden? Ist die Umstellung auf ein Smart Office die Investition wert?

Das sogenannte ‚Smart Office‘ ist kein Büro, das mit viel teurer Technik vollgestellt ist. Die Regel lautet: Investieren Sie nur in digitale Technologien, die Schwachstellen beseitigen oder optimieren. Setzen Sie Ihre (eventuell knappen) finanziellen Ressourcen nicht für Tools ein, die keiner nutzt. Wenn Besprechungsräume im Unternehmen zwar gebucht sind, aber niemand sie nutzt, lohnt es sich, eine Lösung zur Raumoptimierung zu suchen.

Raus aus den Kinderschuhen

Obwohl immer mehr kleine und mittlere Betriebe auf der Suche nach einer klaren Strategie und bezahlbaren Lösungen sind, wie sie digitale Technologien am Arbeitsplatz einsetzen können, gibt es nur vereinzelt Smart Offices. Die Herausforderung ist groß, Geräte und Arbeitsbereiche effizient zu verwalten und gleichzeitig eine konsistente Kommunikationsumgebung zu schaffen.

Beim Neubau ist zwar der vermehrte Einsatz von seriell vorgefertigten Modulen zu beobachten, es braucht aber eine noch stärkere Verzahnung von Bau- und Haustechnik. Und im Bestand ist die Nachrüstung – da eine Vielzahl zusätzlicher Sensoren, Software und Apps notwendig wird – Investoren wie Nutzern meist zu kostenintensiv. Was definitiv noch in den Kinderschuhen steckt, ist der Einsatz z.B. eines digitalen Assistenten, der kontinuierlich Feedback gibt, Verbesserungen vorschlägt und alternative Ansätze aufzeigt. Digitale Technologien – hier versteckt sich viel ungenutztes Potenzial.

Die Vision

Ihr Mitarbeiter steht morgens am Weg ins Büro im dichten Verkehr. Das Smartphone hat die Situation schon registriert, scannt den vollgepackten Kalender und sendet Vorschläge für Terminverschiebungen aufs Display. Dann informiert die Software selbstständig alle Teilnehmer über die Änderungen. Im Büro angekommen, wird der Mitarbeiter von seinem digitalen Assistenten über den geänderten Meeting-Raum in Kenntnis gesetzt, inklusive digitalem Wegweiser.

Das interaktive Whiteboard sendet den Status Quo des letzten Meetings zur Erinnerung auf seinen Bildschirm und erinnert ihn an die straffe Agenda. Nach dem Meeting sitzt der Mitarbeiter wieder in seinem Büro – die Software am Smartphone erkennt, dass er müde ist und passt das Licht und die Raumtemperatur an das Befinden des Mitarbeiters an. Der Sitz-Steh-Tisch registriert seine gebückte Haltung und erinnert ihn höflich, kurz mal aufzustehen. Beim Telefonieren am frühen Abend erkennt die Software Ermüdungserscheinungen des Mitarbeiters und schickt eine Nachricht an seine Assistentin, die ihm einen Kaffee ins Büro bringt.

So ähnlich werden unsere Kinder das Büro der Zukunft erleben.

Kluge Kleidung im Büro

Apropos Zukunft: Vielleicht werden auch die Business-Outfits unserer Kinder smart. Stoffe werden schon heute dank Färbeverfahren zum Sensor. Forscher an der Universität des Saarlandes behandeln ganz normale Kleiderstoffe mit einem bestimmten Verfahren, der ans Färben von Stoffen erinnert, so dass sie elektrisch aktiv werden. Eingesetzt werden leitfähige Kunststoffe, die sich an die Fasern hängen. Der Stoff verändert sich dadurch nicht.

Die Textilien werden dadurch aber zu Sensoren. Sie lassen sich beispielsweise so ausrüsten, dass sie elektrische Signale aussenden, wenn sie einem Druck ausgesetzt sind. Damit ist es beispielsweise möglich, Gesten zur Steuerung von Computern zu nutzen oder Schnittstellen zu schaffen. Diese können zur Bedienung eines externen Geräts genutzt werden, etwa eines Smartphones. Das Verfahren ermöglicht auch unkonventionelle Einsätze, z.B. im Bereich sexueller Belästigung am Arbeitsplatz. Die Pariser Künstlerin Audrey Briot hat ein Kleid aus berührungsempfindlichen Federn hergestellt, die über einen Computer Töne erzeugen, wenn man sie anfasst.

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