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Digitale Signatur: Wie Technologie beim Unterschreiben hilft

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Ein fester Bestandteil des smarten Büros ist ein effizientes Dokumenten-Management. Gerade in Zeiten wie der Corona-Krise ist es bedeutsam, dass der Kontakt zwischen Menschen, die sich nicht persönlich kennen, in einem rechtssicheren Raum stattfindet. Hierbei hilft die digitale Signatur.

„Bringen Sie mal Schwung in den Laden. Diese ganzen Papierstapel, Briefe und Aktenordner, dass ist mir alles zu angestaubt hier. Geht das nicht digital?“ Wer als Abteilungs- oder Projektleiter neu in einem Unternehmen anfängt, hört nicht selten solche Sätze. Am ersten Arbeitstag im Büro dann die Ernüchterung. Es gibt tatsächlich noch Fax-Geräte.

Gescannt ist nicht gleich unterschrieben

Auf den Einwand folgt dann oft diese Antwort: Wir hätten es ja auch gern digitaler, aber beim rechtssicheren Austausch von Dokumenten brauchen wir eben eine Unterschrift des Geschäftspartners. Nicht ganz falsch, denn eine eingescannte und auf dem Dokument angebrachte handschriftliche Unterschrift besitzt nicht immer Gültigkeit vor Gericht.

Klagelied der Prokuristen

Vielleicht ein Grund dafür, dass viele Unternehmen das Gros ihrer Prozesse zwar medienbruchfrei digitalisiert haben, aber nur bis zu dem Punkt, an dem ein Dokument per Hand signiert werden muss. Dann geht das altbekannte Prozedere wieder los, das Dokument wird gedruckt und in den Signierumlauf gebracht. Natürlich nicht, ohne es anschließend zu scannen und zu archivieren, selbstverständlich elektronisch und zudem in Papierform – Prokuristen können ein Klagelied davon singen.

Mit Kanonen auf Spatzen

Dabei sind die Rechtsgrundlagen für elektronische Signaturen mittlerweile geschaffen. Die eIDAS-Verordnung der EU differenziert zwischen drei Stufen von Signaturen: elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur. Wer einen Vertrag über eine sechsstellige oder höhere Summe abschließt, wird kaum zur elektronischen Signatur greifen. Andererseits würde man mit Kanonen auf Spatzen schießen, wenn man jede kleine Transaktion mit einer qualifizierten elektronischen Signatur besiegeln würde.

Was der echten Unterschrift entspricht

Die einfache digitale Signatur eignet sich also für Transaktionen, die kaum ein rechtliches Risiko beinhalten, zum Beispiel unternehmensinterne Dokumente oder Reisekostenabrechnungen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur empfiehlt sich für Angebote und Verträge mit Externen. Eine optimale Beweiskraft bietet die qualifizierte elektronische Signatur, sie ist das passende Pendant zur eigenhändigen Unterschrift und ihr rechtlich gleichgesetzt.

In Zeiten der Pandemie

Ganz wichtig ist, dass sich beide Parteien, etwa zwei Unternehmen, vorab darüber einigen, welche elektronische Signatur in welchen Fall zum Einsatz kommen soll. Fest steht, dass elektronische Medien für den Datentransfer bedeutsamer werden. In Zeiten der Pandemie und den damit einhergehenden Beschränkungen von Geschäftsreisen und vielen Home Office-Abwesenheiten ist die Möglichkeit für persönliche Begegnungen stark eingeschränkt.

Im rechtssicheren Raum

Dies betrifft ebenso Treffen, bei denen Verträge oder Aufträge in Anwesenheit unterschiedlicher Parteien persönlich unterschrieben werden sollen, wie es früher eine Selbstverständlichkeit war. Die Geschäftstätigkeit darf nicht darunter leiden, und so ist es essentiell, dass auch nicht-persönliche Begegnung in einem rechtssicheren Raum stattfinden. Beispiel: eine interessante Geschäftsidee einer ausländischen Firma wird an das Unternehmen herangetragen.

Integrität bewiesen

Gewöhnlich würde der betreffende Bereichsleiter sich mit den Anbietern treffen und das Angebot ausloten, aber diese Möglichkeit ist derzeit nicht gegeben. Insofern ist es für die Kommunikation mit den neuen Partnern wichtig, dass deren Ansprechpartner auch genau die Personen sind, als die sie sich ausgeben. Eine digitale Signatur macht hier die Identität des Kommunikationspartners klar und belegt die Integrität seiner oder ihrer Inhalte.

Arten der Verschlüsselungen

Die Arten der Verschlüsselungen von Unterschriften oder Dokumenten sind sehr vielseitig. Oft beruhen sie auf privaten Signaturschlüsseln, die sich auf einer Chipkarte befinden. Diese sind nur zusammen mit einer PIN-Nummer anwendbar. Der Inhaber des Schlüssels ist damit in der Lage, fortlaufende Dokumente zu signieren. Das ganze ähnelt der Prozedur bei Finanz-Transfers, etwa bei Geldüberweisungen vom Konto.

Potenzial wurde erkannt

Hier käme auch niemand mehr auf die Idee, Überweisungsträger mühsam auszufüllen. Beim smarten Büro sind viele Unternehmen noch nicht soweit, obwohl das Potenzial digitaler Signaturen, die viele Geschäftsprozesse vereinfachen, mittlerweile erkannt wurde.

Das Feld der Anbieter ist groß

Wer sich als Projektleiter nach einem geeigneten Anbieter umsieht, steht einem umfangreichen Angebot gegenüber. Lösungen bieten etwa Microsoft, Adobe oder der neue Anbieter DocuSign an. Letztgenannter bietet Lösungen, die es Unternehmen erlauben, elektronische Vereinbarungen zu verwalten. Mitarbeiter können Dokumente auf verschiedenen Geräten elektronisch signieren.

Digitale Signatur – DocuSign ist ein schnell wachsender Player

Genaue Prüfung nötig

Die meisten Anbieter beteuern, dass ihre Signaturverfahren den Anforderungen der eIDAS Verordnung nachkommen. Hier lohnt sich aber eine genaue Prüfung. Gerade für die qualifizierten elektronischen Signaturen sind die rechtlichen und technischen Anforderungen hoch. Doch nur diese Art der digitalen Signatur ist rechtlich gesehen auf Augenhöhe mit der handschriftlichen Unterschrift.

Digitalisierung auf dem Vormarsch

Aufzuhalten sind die neuen Dienste nicht, denn die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr richtig Druck. So sagen einer Bitkom-Studie zufolge 86 Prozent der befragten Geschäftsführern und Vorstände, ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. 64 Prozent der Unternehmen gelingt dies bereits – ein deutlicher Anstieg gegenüber den 30 Prozent von 2018.

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