Corona als Katalysator für das digitale Office

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Die Pandemie hat zu einem digitalen Ruck in der deutschen Wirtschaft gegangen, wie eine Bitkom-Studie nahelegt. Das digitale Office ist demnach ein Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Organisationen geworden – doch so manches Unternehmen mag sich von seinen Papierbergen einfach nicht verabschieden.

Ein befreundeter Abteilungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen lud mich kürzlich zu einem „Walking-Meeting“ ein. Er schwärmte davon, dass solche Spaziergänge mit seinem Team in Pandemie-Zeiten nicht nur gesund seien. Die Leute wären sowohl dabei, als auch danach produktiver. Entspannter auch, erzählte er, und die Qualität der Gespräche sei ohnehin besser als bei Inhouse-Meetings. Als er mir dann erzählte, dass das gemeinsame in Richtung gehen auf längeren Strecken sich auch positiv auf die Motivation auswirkt, war mir das dann ein Tick zuviel, aber insgesamt nehme ich ihm schon ab, dass „Walking-Meetings“ sinnvoll sind. Ich bin gespannt, ob sich das Ganze auch bei Minusgraden durchziehen lässt.

Posterboy der digitalen Transformation

Der Abteilungsleiter, der mit Feuereifer neue digitale Tools in Unternehmen einführt und die interne E-Mail-Kommunikation mittlerweile durch Slack ersetzt hat, gehört sicher zu den Menschen, die im aktuellen Digital Office Index des Digitalverbands Bitkom als „Vorreiter“ geführt werden. Der Mann ist vom Nutzertyp her geradezu ein Posterboy der digitalen Transformation – was in deutschen Unternehmen bei weitem nicht die Regel ist.

Transport- und Logistikbranche als  Schlusslicht

Beim diesjährigen Digital Office Index erreichten die deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten nur einen Durchschnittswert von 55. Also knapp über Mittelmaß. Am besten schnitten Banken und Versicherungen ab, die Transport- und Logistikbranche bildet das Schlusslicht. Size matters. Kurz gesagt, sind Großunternehmen mit 500 Mitarbeitern oder mehr deutlich stärker digitalisiert als kleine und mittlere Unternehmen.

Vorreiter und Nachzügler

Die Studie unterscheidet vier Nutzertypen:

  1. Vorreiter
  2. Unternehmen mit überdurchschnittlichem Digitalisierungsfortschritt
  3. Unternehmen mit unterdurchschnittlichem Fortschritt und
  4. Nachzügler

Interessant sind hier vor allem die Enden der Parabel. Wie sieht ein Unternehmen aus, dass den digitalen Turbo gezündet hat? Bitkom definiert sie so, dass das Unternehmen eine Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels besitzt, die eine zentrale Stellung einnimmt.

Papierakten. Was ist das?

Es gibt in diesen Unternehmen eine Person, die Digitalisierung bereichsübergreifend koordiniert. Lösungen für das digitale Office kommen überdurchschnittlich häufig zum Einsatz, die Digitalisierung von Papierakten ist bereits weit fortgeschritten. E-Rechnungen sind auf dem Vormarsch,  papierbasierte Büro- und Verwaltungsprozesse auf dem Rückzug. 19 Prozent der Unternehmen definiert die Studie als Vorreiter. Wie sieht es auf dem gegenüberliegenden Spektrum aus?

Paper Office – bald obsolet? Foto von Sharon McCutcheon auf Unsplash.com

Geeignete Mitarbeiter fehlen

Unter den Nachzüglern finden wir Unternehmen, die oft keine Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels definiert haben. Ihnen fehlt es zudem häufig an Mitarbeitern, die eine Digitalisierung vorantreiben können. Was auch eine Imagefrage ist, denn solche Unternehmen tun sich schwer, geeignete Mitarbeiter mit digitalen Skills zu finden. Diese Unternehmen nutzen fast gar keine Digital-Office-Lösungen, aber immerhin plant ein Großteil von ihnen die Einführung. Im Arbeitsalltag haben E-Rechnungen noch keinen Einzug gehalten, und Büro- und Verwaltungsprozesse laufen überwiegend papierbasiert ab.

Digitalisierung wird klein geschrieben

Wenig erstaunlich, dass in derlei Firmen Papierakten größtenteils noch nicht digitalisiert sind und dies auch nicht vorgesehen ist. Bitkom schätzt den Anteil der Nachzügler im Ranking auf 11 Prozent. Es handelt sich fast ausschließlich um kleinere Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern, und der Anteil an Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche ist signifikant. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass 70 Prozent der Unternehmen beim Digitalen Office im Mittelfeld liegen. Die überdurchschnittlich digitalisierten Firmen haben hier gegenüber den unterdurchschnittlich digitalisierten leicht die Nase vorn.

Smartphone als Firmenhandy fast selbstverständlich

Insgesamt ist das Digitale Office aber auf dem Vormarsch. Die Corona-Pandemie hat hierbei als Katalysator gewirkt. Onlinemeetings und Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen Standard. Die Nutzung von Handys und Smartphones im Unternehmenskontext stieg im Vergleich zur 2018 erhobenen Studie um 30 Prozentpunkte. Neun von zehn Unternehmen betreiben Digital-Office-Anwendungen in der Cloud. Hier können auch Kleinunternehmen punkten, für die Cloud-Lösungen oft kostensparend sind.

ESG-Kriterien

Deutlich ist, dass viele Unternehmen im Zuge von Corona in Hardware und Software investiert haben und sich nach und nach vom Papier verabschieden. Jungen Bewerbern ist das zunehmend wichtig, wie die wachsende Bedeutung der ESG-Kriterien bei Einstellungsgesprächen zeigt. Das Unternehmen muss den Kandidaten zeigen, dass Nachhaltigkeit firmenintern kein Fremdwort mehr ist. Mein bekannter Abteilungsleiter hat damit jedenfalls kein Problem. Ich bin gespannt, wann er sein erstes Einstellungsgespräch an der frischen Luft macht.

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